Manajemen Mutu Terpadu Pendidikan
(Total Quality Management in Education)
Disusun untuk memenuhi tugas mandiri mata kuliah Manajemen Mutu
pada perkuliahan Alih Program ANT / ATT I - II ke Program Studi S1
Manajemen Transportasi Laut STMT Trisakti
Disusun Oleh :
1. Cahya Fajar Budi Hartanto
2. Agung Supriyanto
3. Agus Hadiwibowo
4. Andry Wijaya
5. Muhammad Akbar
6. Iskandardinata
Sekolah Tinggi Manajemen Transpor (STMT) Trisakti
Jakarta, 2011
Manajemen Mutu Terpadu Pendidikan
(Total Quality Management in Education)
I. Pendahuluan
Pada era kontemporer ini, pengelola institusi pendidikan berupaya meningkatkan mutu pendidikan berdasarkan manajemen mutu perusahaan. Penerapan manajemen mutu dalam pendidikan ini dikembangkan dari konsep Total Quality Management (TQM) dan lebih populer dengan sebutan Total Quality Education (TQE). Pada konsep ini, institusi pendidikan memposisikan diri sebagai industri jasa (service) dan menekankan pada pencarian secara konsisten terhadap perbaikan yang berkelanjutan untuk mencapai kebutuhan dan kepuasan pelanggan (customer) baik internal maupun eksternal.
Secara operasional, mutu ditentukan oleh dua faktor. Yang pertama adalah terpenuhinya spesifikasi yang telah ditentukan sebelumnya (quality in fact) berupa profil lulusan institusi pendidikan yang sesuai dengan kualifikasi tujuan pendidikan. Yang kedua adalah terpenuhinya spesifikasi yang diharapkan menurut tuntutan dan kebutuhan pengguna jasa (quality in perception), ini adalah kepuasan dan bertambahnya minat pelanggan eksternal terhadap lulusan institusi pendidikan.
Untuk mengaplikasikan TQM ke dalam dunia pendidikan dibutuhkan suatu proses adaptasi yang tinggi dimana ada beberapa hal pokok yg perlu diperhatikan yaitu konsep perbaikan secara terus-menerus (continuous improvement), menentukan standar mutu (quality assurance), perubahan kultur (change of culture), perubahan organisasi (upside-down organization), dan mempertahankan hubungan dengan pelanggan (keeping close to the customer). Untuk keberhasilan penerapan Manajemen Mutu Terpadu tersebut diperlukan komitmen dan kerjasama yang baik antara departemen terkait, pusat dan daerah, serta institusi pendidikan. Juga perlu ada kejelasan sistemik dalam memberikan kewenangan antar institusi terkait, sehingga diharapkan terjadi perubahan yang cukup efektif bagi pengembangan dan peningkatan mutu pendidikan nasional.
II. Latar Belakang Lahirnya Gerakan Mutu
Mutu pendidikan merupakan masalah pokok yang akan menjamin perkembangan sekolah dalam meraih status di tengah-tengah persaingan dunia pendidikan yang kian keras.Beberapa sumber mutu dalam pendidikan misalnya sarana gedung yang bagus, guru yang terkemuka, nilai moral yang tinggi, hasil ujian yang memuaskan, spesialiasi atau kejuruan, dorongan orang tua, bisnis dan komunitas lokal, sumber daya yang melimpah, aplikasi teknologi mutakhir, kepemimpinan yang baik dan efektif, perhatian terhadap pelajar dan anak didik, kurikulum yang memadai, atau juga kombinasi dari faktor-faktor tersebut. Sebagian besar rahasia mutu berakar dari mendengar dan merespon secara simpatik terhadap kebutuhan dan keinginan para pelanggan atau klien.
The Citizen’s Charter, The Parents’s Charter, Investors in People, The European Quality Award, British Standard BS5750, dan International Standard ISO 9000, merupakan bagian dari penghargaan dan standar mutu yang telah diperkenalkan beberapa tahun belakangan untuk mempromosikan mutu dan keunggulannya. Mutu dalam konteks TQM merupakan sebuah filosofi dan metodologi yang membantu institusi untuk merencanakan perubahan dan mengatur agenda dalam menghadapi tekanan-tekanan eksternal yang berlebihan. Saat ini, kesadaran baru terhadap mutu mulai merambah dunia pendidikan, dimana ada beberapa pihak yang percaya bahwa TQM dapat diaplikasikan dalam pendidikan.
Gagasan tentang jaminan mutu dan mutu terpadu mulai dikembangkan tahun 1930-an dan 1940-an oleh W. Edwards Deming dengan penelitiannya tentang metode-metode menghilangkan variabilitas dan pemborosan dari proses industri. Bersama Walter Shewhart, Deming mengembangkan metode statistik, sekarang dikenal sebagai Statistical Process Control (SPC), yang dikombinasikan dengan wawasan hubungan gerakan relasi manusia oleh Elton Mayo, ini merupakan penyokong teori TQM. Gerakan mutu terpadu (total quality) terus berkembang di dunia bisnis baik di Jepang, Amerika, dan Eropa. Sedangkan gerakan mutu terpadu dalam pendidikan tergolong baru. Gagasan ini dikembangkan lebih dahulu di Amerika dan kemudian di Inggris. Meskipun ada masalah keengganan tradisional untuk menerapkan metodologi dan bahasa manajemen industri, tetapi diyakini bahwa layanan mutu merupakan isu kunci bagi seluruh sektor pendidikan pada masa dekade mendatang.
III. Memahami Konsep Mutu
Setiap orang setuju terhadap upaya peningkatan mutu pendidikan tetapi ada masalah kurangnya kesamaan makna tentang mutu sehingga diperlukan pemahaman yang jelas terhadap variasi makna mutu agar mutu tidak hanya menjadi slogan belaka. Mutu didiskusikan lebih lanjut sebagai berikut :
1. Mutu sebagai sebuah konsep yang absolut
Sebagai suatu konsep yang absolut, mutu sama halnya dengan sifat baik, cantik, benar, suatu idealisme yang tidak dapat dikompromikan, standar yang sangat tinggi dan tidak dapat diungguli. Jika dikaitkan dengan konteks pendidikan, konsep mutu sedemikian adalah elit karena hanya sedikit institusi yang bisa memberikan pengalaman pendidikan dengan mutu tinggi.
2. Konsep relatif tentang mutu
Pengertian ini digunakan dalam TQM dimana mutu dipandang sebagai sesuatu yang dianggap berasal dari produk atau layanan. Tidak harus mahal dan eksklusif, asalkan sudah mengerjakan apa yang seharusnya dikerjakan dan juga diinginkan pelanggan. Aspek definisi relatif tentang mutu adalah menyesuaikan diri dengan spesifikasi yang telah ditetapkan dan memenuhi kebutuhan pelanggan.
3. Definisi mutu menurut pelanggan
Organisasi yang menganut konsep TQM melihat mutu sebagai sesuatu yang didefinisikan oleh pelanggan mereka. Mutu didefinisikan sebagai sesuatu yang memuaskan dan melampaui keinginan dan kebutuhan pelanggan dan pelanggan berperan penting dalam menentukan mutu.
Selain definisi tentang mutu, perlu juga dipahami perbedaan mendasar antara kontrol mutu (quality control), jaminan mutu (quality assurance), dan mutu terpadu (total quality). Kontrol mutu merupakan sebuah proses pasca-produksi yang melacak dan menolak item-item yang cacat dengan menggunakan metode inspeksi dan pemeriksaan. Ini sudah digunakan dalam pendidikan untuk memeriksa apakah standar-standar telah dipenuhi atau belum. Jaminan mutu bertujuan mencegah terjadi kesalahan sejak awal proses produksi untuk menciptakan produk tanpa cacat (zero deffect) dan selalu baik sejak awal (right first time every time). Sedangkan mutu terpadu adalah tentang usaha menciptakan sebuah kultur mutu yang disesuaikan dengan perubahan harapan dan gaya pelanggan.
Dalam pendidikan sering dikatakan bahwa pendidikan seolah-olah merupakan sebuah jalur produksi dan pelajar adalah produknya. Namun, ide ini menghilangkan kompleksitas proses belajar dan keunikan setiap individu pelajar. Oleh karena itu, ada baiknya pendidikan dilihat sebagai sebuah jasa atau layanan sehingga yang muncul adalah karakteristik sikap dan mutu jasa. Perbedaan jasa dan produk adalah bahwa jasa meliputi hubungan langsung antara pemberi dan pengguna jasa, harus diberikan tepat waktu, tidak dapat diperbaiki, selalu berhadapan dengan ketidakpastian, biasanya diberikan secara langsung kepada pelanggan oleh pekerja yunior, dan ada kesulitan mengukur tingkat keberhasilan dan produktivitasnya.
Istilah ‘pelanggan’ jika diaplikasikan dalam pendidikan, terpisahkan ke dalam beberapa jenis. ‘Pelanggan utama’ yaitu pelajar yang secara langsung menerima jasa, ‘pelanggan kedua’ adalah orang tua, gubernur, atau sponsor pelajar yang memiliki kepentingan langsung, dan ‘pelanggan ketiga’ yaitu pihak yang memiliki peran penting meskipun tak langsung, seperti pemerintah dan masyarakat secara keseluruhan. Masing-masing pelanggan memiliki kebutuhan yang bervariasi, dan TQM ingin memastikan bahwa proses intitusi harus menempatkan sudut pandang pelajar sebagai pusat dari setiap proses perencanaan strategis.
IV.Total Quality Management dalam Konteks Pendidikan
Kata “Total” pada TQM menegaskan bahwa setiap orang dalam organisasi harus terlibat dalam upaya melakukan peningkatan secara terus-menerus hingga tujuan organisasi dicapai dan dengan melibatkan segenap komponen dalam organisasi. Kata ‘Management’ berlaku bagi setiap orang karena setiap orang adalah manajer bagi tanggung jawabnya masing-masing. Dalam kultur TQM, peran manajemen senior dan menengah adalah memberi dukungan dan wewenang pada para staf dan pelajar dengan tidak mengurangi peran kepemimpinan manajer senior.
TQM fokus pada aktivitas utama pendidikan yaitu pembelajaran. Institusi pendidikan yang menggunakan prosedur mutu terpadu harus menangkap secara serius isu-isu tentang gaya dan kebutuhan pembelajaran untuk menciptakan strategi individualisasi dan diferensiasi dalam pembelajaran. Institusi harus memberikan beberapa model pengajaran dan pembelajaran terhadap para pelajar. Kemudian, pengawasan detail harus dilakukan untuk memastikan bahwa semua sudah berjalan sesuai dengan yang diinginkan. Dan pada akhirnya, penciptaan rangkaian umpan-balik yang terus-menerus merupakan elemen penting dalam proses jaminan mutu.
Untuk mengembangkan kultur mutu, diperlukan waktu dan kerja keras. TQM membutuhkan mental juara yang mampu menghadapi tantangan dan perubahan. Kekhawatiran manajer senior dalam mengadopsi metode dan pendekatan yang baru adalah kendala utama terwujudnya TQM, ditambah lagi ketakutan mendelegasikan bawahannya. Staf yang terlalu khawatir salah terhadap konsekuensi pemberdayaan dan volume tekanan eksternal juga bisa menghalangi penerapan TQM dengan mekanisme retensi yang sangat kuat.
Sebab-sebab umum rendahnya mutu pendidikan bisa disebabkan oleh beberapa sumber yang mencakup desain kurikulum yang lemah, bangunan yang tidak memenuhi syarat, lingkungan kerja yang buruk, sistem dan prosedur yang tidak sesuai, jadwal kerja yang serampangan, sumber daya yang kurang, dan pengembangan staf yang tidak memadai. Sedangkan sebab-sebab khusus kegagalan mutu sering diakibatkan oleh prosedur dan aturan yang tidak diikuti atau ditaati, meskipun itu mungkin juga akibat kegagalan komunikasi atau kesalahpahaman. Mengetahui sebab kegagalan mutu dan memperbaikinya adalah tugas kunci seorang manajer, sehingga tidak ada lagi individu yang dipersalahkan sementara kesalahan sehjati ada pada kebijakan dan sistem. Untuk itu, dikembangkan pendekatan Manajemen Mutu Strategis (Strategic Quality Management) yang membagi manajemen menjadi tiga bagian. Manajer senior seperti Dewan Rektor harus menemukan dan menyusun visi, prioritas, dan kebijakan universitas. Manajer menengah seperti para Dekan bertanggung jawab terhadap jaminan mutu dengan melibatkan diri dalam koordinasi informasi dalam tim penyusun mata pelajaran dan secara sistematis memeriksa efektifitasnya serta menyampaikan hasil pemeriksaan tersebut kepada tim penyusun dan manajer senior. Staf seperti para guru melakukan kontrol mutu yang mendesain karakteristik dan standar program studi sehingga dapat memenuhi kebutuhan para pelajar.
Mengaplikasikan konsep tanpa cacat pada industri layanan jauh lebih sulit dibandingkan pada industri produk karena peluang terjadinya human error sangat besar. Meskipun demikian, tanpa cacat adalah tujuan industri layanan yang sangat penting dan ide ini harus memiliki gaung dalam pendidikan. Untuk meraih mutu, ada 14 langkah menurut Philip Crosby, yaitu :
1. Komitmen Manajemen (Management Commitment)
2. Membangun Tim Peningkatan Mutu (Quality Improvement Team)
3. Pengukuran Mutu (Quality Measurement)
4. Mengukur Biaya Mutu (The Cost of Quality)
5. Membangun Kesadaran Mutu (Quality Awareness)
6. Kegiatan Perbaikan (Corrective Actions)
7. Perencanaan Tanpa Cacat (Zero Defects Planning)
8. Pelatihan Pengawas (Supervisor Training)
9. Penyelenggaraan Hari Tanpa Cacat (Zero Defects Day)
10. Penyusunan Tujuan (Goal Setting)
11. Penghapusan Sebab Kesalahan (Error-Cause Removal)
12. Pengakuan (Recognition)
13. Mendirikan Dewan-dewan Mutu (Quality Councils)
14. Lakukan Lagi (Do It Over Again).
V. BS5750 dan ISO9000
Standar mutu Inggris BS5750 dan standar internasional ISO9000, baru-baru ini mendapatkan perhatian serius dari dunia pendidikan karena memberi keuntungan bagi institusi pendidikan yang telah mendapat sertifikasi jaminan mutu. Apabila sistem mutu disesuaikan dengan BS5750/ISO9000, maka seluruh aktivitas produksi barang atau layanan memerlukan prosedur yang terdokumentasi. Sebagai contoh, pendidikan perlu pendokumentasian setiap aktivitas menyangkut penyampaian programnya, termasuk seleksi, wawancara, induksi, disiplin, penilaian, catatan prestasi, nasehat dan bimbingan, dan seterusnya. BS5750/ISO9000 hanya mengatur standar bagi sistem mutu dan tidak mengatur standar yang harus dicapai oleh institusi atau pelajarnya. Staf institusi bersama pelanggan serta penanggung jawabnya adalah para penentu standar pengajaran dan pembelajaran di masing-masing institusi. BS5750/ISO9000 tidak bisa menjamin konsistensi sebuah standar.
Audit terhadap sistem mutu dilaksanakan oleh auditor internal dan eksternal. Jika sebuah organisasi tidak dapat memelihara sistem dan prosedurnya pada tingkatan Standar, maka registrasi mereka dapat dicabut. Konsep Standar pada BS5750/ISO9000 yang berasal dari dunia bisnis dapat diterjemahkan untuk pendidikan antara lain :
1. Tanggung jawab manajemen adalah komitmen manajemen terhadap mutu.
2. Kontrak berupa kontrak dengan pelanggan seperti pelajar dan orang tua.
3. Pengadaan bahan adalah kebijakan seleksi dan ujian masuk.
4. Persediaan produk adalah layanan pendukung pelajar mencakup konseling.
5. Odentifikasi produk berupa catatan kemajuan pelajar.
6. Kontrol proses berupa pengembangan, desain, dan kurikulum.
7. Inspeksi meliputi penilaian, konsistensi metode, dan catatan prestasi.
8. Kontrol produk dengan mengidentifikasi kegagalan dan kesalahan.
9. Tindakan perbaikan meliputi sistem untuk menghadapi komplain.
10. Penanganan, pengamanan, pengepakan diterjemahkan sebagai lingkungan fisik, fasilitas olahraga, ekstrakurikuler, persatuan pelajar.
11. Pelatihan mencakup penilaian kebutuhan akan pelatihan dan evaluasinya.
Ada berbagai model tentang hubungan antara BS5750/ISO9000 dan TQM. Ada yang memposisikan BS5750/ISO9000 pada bagian inti TQM, dan ada yang memandang BS5750/ISO9000 sebagai pengacau dunia pendidikan. Namun, apabila sebuah institusi sudah memiliki alasan yang jelas kenapa ia mengejar mutu, maka ia harus memiliki pertimbangan apakah sistem mutu formal mampu membantunya dalam meraih tujuan tersebut. Selain itu, ada sistem mutu lain yang dapat dipakai sebagai pendekatan untuk mengadopsi TQM. Sistem mutu itu antara lain BS7850, Investors in People, The Deming Prize, The Malcolm Baldridge Award, The European Quality Award, dan The Citizen’s Charter (dalam pendidikan dikenal The Parent’s Charter dan Charter Mark).
VI. Beberapa Pertimbangan Organisasional
Lembaga pendidikan akan eksis selama ia dapat meraih tujuan yang bermanfaat dengan melewati siklus kehidupannya (life cycle). Fase pertama dalam siklus adalah kelahiran dan perkembangan, fase kedua adalah pertumbuhan dan ekspansi, fase ketiga adalah fase kedewasaan dimana institusi dapat menuju fase pembaharuan dan revitalisasi atau penurunan dan kejatuhan. TQM dengan segenap perencanaan strategisnya mengandung makna tersendiri dalam menghadapi perubahan dan tantangan dalam setiap tahapan.
Tidak ada bentuk organisasi yang baku dalam TQM, dalam konsepnya, TQM menekankan penguatan kerja tim dengan pemahaman visi dan kebijakan lembaga. Di bawah TQM, struktur mengikuti proses dan beberapa hal penting yang diperlukan oleh organisasi mutu antara lain optimisasi unit, penjajaran vertikal dan horizontal, dan satu komando pada setiap proses. Reorganisasi struktural dalam pendidikan tidak dibutuhkan dalam TQM karena justru dapat merintangi peningkatan mutu.
Kepemimpinan diyakini dapat menentukan mutu dalam sebuah institusi dengan gaya MBWA (Management By Walking About). Pemimpin pendidikan membutuhkan perspektif-perspektif seperti visi dan simbol-simbol; gaya MBWA; fokus ‘untuk para pelajar’; otonomi, eksperimentasi, dan antisipasi terhadap kegagalan; menciptakan rasa kekeluargaan; ketulusan, kesabaran, semangat, intensitas, dan antusiasme. Komitmen terhadap mutu harus menjadi peran utama bagi pemimpin pada semua level. Pemimpin harus mengkomunikasikan visi, mengembangkan sebuah budaya mutu, dan memberdayakan para guru.
Selain kepemimpinan, kerja tim juga penting dalam TQM di sektor pendidikan. Di samping menjalankan fungsi tim yang sangat penting, tim juga bisa digunakan untuk mencapai proyek yang spesifik dan sebagai dasar bangunan mutu pendidikan. Formasi tim melalui tahap perkembangan, tantangan, penataan norma, kerja keras, pembangunan identitas dan penentuan kepemilikan terhadap proses yang digunakan. Parameter efektifitas tim adalah peran anggota yang telah didefinisikan secara jelas, tujuan jelas, sumber daya untuk beroperasi, tanggung jawab dan batas otoritas, rencana kerja, seperangkat aturan untuk bekerja, alat-alat yang tepat untuk mengatasi masalah dan menemukan solusi, serta sikap tim yang bermanfaat.
VII. Alat dan Teknik Peningkatan Mutu
Alat dan teknik mutu adalah media untuk dapat mengidentifikasi dan memecahkan persoalan secara kreatif. Alat dan teknik itu antara lain Brainstorming, Afinitas Jaringan Kerja, Diagram Tulang Ikan (Kaoru Ishikawa Diagram), Analisis Kekuatan Lapangan, Pemetaan Proses, Flowcharts, Grafik Pareto, Standarisasi, dan Pemetaan Jalur Kurir.
Selanjutnya, perlu perencanaan strategis mutu yang meliputi penetapan visi, misi, nilai-nilai, dan tujuan institusi. Dalam implementasi TQM, riset pasar yang baik merupakan unsur penting. Salah satu alat perencanaan strategis pendidikan yang umum adalah analisa SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats) dimana kekuatan dan kelemahan adalah audit internal sedangkan peluang dan ancaman berkonsentrasi pada konteks eksternal. Faktor-faktor penting sebuah kesuksesan, kadangkala disebut peristiwa kunci, adalah indikatir menyangkut hal apa saja yang harus dicapai oleh institusi yang ingin memenuhi kepuasan pelanggan dan pernyataan misinya. Setelah analisa SWOT dan penentuan peristiwa kunci, maka ada beberapa strategi yang dapat dikembangkan seperti startegi biaya rendah, strategi pembedaan, dan strategi fokus. Selain itu, perlu diperhatikan juga pembiayaan mutu yang dibedakan atas biaya pencegahan dan biaya kegagalan. Sistem mutu juga memerlukan pengawasan dan evaluasi baik yang bersifat segera, jangka pendek, maupun jangka panjang.
Penggunaan sebuah diagnosa diri atau instrumen audit mutu adalah langkah utama dalam mutu terpadu. Daftar audit merupakan standar yang membantu institusi dalam menentukan dimana posisinya sekarang dalam kaitannya dengan mutu dan mendorong pembangunan rencana mutu. Daftar uji pendidikan mutu diperuntukkan bagi manajemen senior, para guru dan staf, serta sampel yang represantatif dari kelompok pelajar dan pelanggan eksternal.
VIII. Kesimpulan : Mengimplementasikan TQM
Agar efektif, institusi memerlukan proses untuk mengembangkan strategi mutunya, yang mencakup misi yang jelas dan distingtif, fokus pelanggan yang jelas, strategi untuk mencapai misi, keterlibatan seluruh pelanggan, pemberdayaan staf, dan evaluasi efektifitas institusi dalam mencapai tujuan. Untuk itu, ada langkah-langkah yang dapat diikuti sebagai beikut :
1. Kepemimpinan dan komitmen terhadap mutu harus datang dari atas.
2. Menggembirakan pelanggan adalah tujuan TQM.
3. Menunjuk fasilitator mutu.
4. Membentuk kelompok pengendali mutu.
5. Menunjuk koordinator mutu.
6. Mengadakan seminar manajemen senior untuk mengevaluasi program.
7. Menganalisa dan mendiagnosa situasi yang ada.
8. Menggunakan contoh-contoh yang sudah berkembang di tempat lain.
9. Mempekerjakan konsultan eksternal.
10. Memprakarsai pelatihan mutu bagi para staf.
11. Mengkomunikasikan pesan mutu.
12. Mengukur biaya mutu.
13. Mengaplikasikan alat dan teknik mutu melalui pengembangan kelompok kerja yang efektif.
14. Mengevaluasi program dalam interval yang teratur.
Sebuah institusi dapat memutuskan untuk mengawali inisiatif TQM-nya dengan langkah-langkah penting seperti mengetahui apa yang dikerjakan, mempertanyakan metode dan prosedur, mendokumentasikan yang ingin dikerjakan, mengerjakan apa yang dikatakan, dan memberikan bukti bahwa apa yang seharusnya dikerjakan sudah dikerjakan. Sistem jaminan mutu pendidikan harus mencakup elemen-elemen seperti pengembangan institusi atau perencanaan strategis, kebijakan mutu, tanggung jawab manajemen, organisasi mutu, pemasaran dan publisitas, penyelidikan dan pengakuan, induksi, penyediaan kurikulum, bimbingan dan penyuluhan sebelum wisuda, manajemen pembelajaran, rancangan kurikulum, rekruitmen dan pengembangan, kesempatan yang sama, pengawasan dan evaluasi, susunan administratif, dan tinjauan ulang institusional.
Tidak ada institusi yang dapat memperoleh TQM dengan cara yang mudah, TQM harus dibiasakan sehingga harmonis dengan kultur yang ada. Mutu sudah ada dalam institusi pendidikan, TQM hanya membangun mutu yang sudah ada dan mengembangkannya secara terus menerus.
Disarikan dari :
Judul buku : Manajemen Mutu Terpadu Pendidikan (TQM in Education)
Pengarang : Edward Sallis (alih bahasa : Dr. Ahmad Ali Riyadi dan Fahrurrozi, M.Ag.)
Penerbit : IRCiSoD – Jogjakarta, November 2010
No comments:
Post a Comment