TUGAS KELOMPOK
MANAJEMEN MUTU TERPADU (MMT) DAN PENERAPANNYA DI ORGANISASI
STMT TRISAKTI
MANAJEMEN TRANSPORTASI LAUT
DISUSUN OLEH
KELOMPOK IV
ASRIEL HASAN | NIM 244310058 |
UMAR | NIM 244310050 |
ROSALINA BORU BANGUN | NIM 244310051 |
EKO PRATOMO | NIM 244310036 |
LEWI YENNY PALUNGAN | NIM 244310041 |
FAISAL AULIA | NIM 244310038 |
I PENDAHULUAN
Pada era globalisasi sekarang ini, persaingan yang sangat tajam terjadi baik di pasar domestik maupun di pasar internasional/global. Agar perusahaan dapat berkembang dan paling tidak bisa bertahan hidup, perusahaan tersebut harus mampu menghasilkan produk barang dan jasa dengan mutu yang lebih baik, harganya bersaing/lebih murah, promosi lebih efektif, penyerahan barang ke konsumen lebih cepat, tepat waktu dan dengan pelayanan yang lebih baik apabila dibandingkan dengan para pesaingnya.
Artinya, bahwa perusahaan yang akan memenangkan persaingan dalam segmen pasar yang telah dipilih harus mampu mencapai tingkat mutu dari segala aspek, seperti mutu bahan baku dan pemasok harus bagus (bahan baku yang kualitas rendah akan menghasilkan produk yang berkualitas rendah pula), mutu sumber daya manusia (tenaga kerja) yang mampu bekerja secara efisien sehingga harga produk bisa lebih murah dari pada harga pesaingnya, promosi yang efektif (bermutu), sehingga mampu memikat para pembeli sehingga pada gilirannya akan meningkatkan jumlah pembeli. Mutu distribusi yang mampu menyerahkan produk sesuai dengan waktu yang dikehendaki oleh pembeli, serta mutu karyawan yang mampu melayani pembeli dengan memuaskan. Inilah yang dimaksud Mutu Terpadu secara menyeluruh (Total Quality).
Bagi organisasi yang ingin mengikuti perlombaan bersaing untuk meraih laba/manfaat tidak ada jalan lain kecuali harus menerapkan Total Quality Management (MMT)
Philip Kolter (1994) mengatakan : “Quality is our best assurance of customer allegiance, our strongest defence against foreign competition and the only path to sustain growth and earnings” (Kualitas adalah jaminan terbaik kita kepada pelanggan setia, kualitas adalah sebagai pertahan kuat kita terhadap pesaing dan kualitas adalah satu-satunya jalan untuk mempertahankan pertumbuhan dan laba) (terjemahan bebas)
II PEMBAHASAN
Latar Belakang Tentang Mutu
Pada awalnya mutu produk ditentukan oleh produsen. Pada perkembangan selanjutnya, mutu produk ditentukan oleh pembeli, dan produsen mengetahuinya bahwa produk itu bermutu bagus yang memang dapat dijual, karena produk tersebut dibutuhkan oleh pembeli dan bukan menjual produk yang dapat diproduksi.
Perkembangan Mutu Terpadu pada awalnya sebagai suatu system, perkembangannya di Amerika Serikat. Buah pikiran mereka pada awalnya kurang diperhatikan oleh masyarakat, khususnya masyarakat bisnis. Namun beberapa dari mereka merupakan pemegang kunci dalam pengenalan dan pengembangan konsep mutu. Sejak 1980 keterlibatan mereka dalam manajemen terpadu telah dihargai di seluruh dunia. Adapun konsep-konsep mereka tentang Mutu Terpadu secara garis besar dapat dikemukakan berikut ini.
1. F.W. Taylor
Analisis dengan pendekatan gerak dan waktu (time and motion study) untuk pekerjaan manual, memperoleh gelar “Bapak Manajemen Ilmiah” (The Farther of Scientific Management). Dalam bukunya tersebut Taylor
Setiap orang harus mempunyai tugas yang jelas dan harus diselesaikan dalam satu hari.
Pekerja harus memiliki peralatan yang standar untuk menyelesaikan tugas yang menjadi bagiannya.
Bonus dan intensif wajar diberikan kepada pekerja yang berprestasi maksimal.
Penalti yang merupakan kerugian bagi pekerja yang tidak mencapai sasaran yang telah ditentukan (personal loss).
2. Shewhart
Seorang ahli statistik yang bekerja pada “Bell Labs” selama periode 1920-1930. Dalam bukunya “The Economic Control of Quality Manufactured Products”, merupakan suatu kontribusi yang menonjol dalam usaha untuk memperbaiki mutu barang hasil pengolahan. Dia mengatakan bahwa variasi terjadi pada setiap segi pengolahan dan variasi dapat dimengerti melalui penggunaan alat statistik yang sederhana. Sampling dan probabilitas digunakan untuk membuat control chart untuk memudahkan para pemeriksa mutu, untuk memilih produk mana yang memenuhi mutu dan tidak. Penemuan Shewhart sangat menarik bagi Deming dan Juran, dimana kedua sarjana ini ahli dalam bidang statistik.
3. Edward Deming.
“Quality is not determined on the shop floor but in the executive suite”.
Pendekatan Deming dapat disimpulkan sebagai berikut :
Quality is primarily the result of senior management actions and not the results of actions taken by workers (Kualitas adalah merupakan hasil dari tindakan manajemen senior dan bukan hasil tindakan yang dilakukan oleh pekerja)
The system of work that determines how work is performed and only managers can create system (Sistem yang menentukan bagaimana pekerjaan itu dilakukan dan hanya manager yang dapat meng-creat system tersebut).
Only manager can allocate resources, provide training to workers, select the equipment and tools that workers use, and provide the plant and environment necessary to achieve quality (hanya manager yang dapat mengalokasikan sumber daya, memberikan pelatihan kepada pekerja, memilih perlengkapan dan alat-alat yang akan mereka gunakan, dan meyediakan plant dan lingkungan yang diperlukan untuk mencapai kualitas).
Only senior managers determine the market in which the firm will participate and what product or service will be solved (hanya manager senior yang menentukan pasar, dimana perusahaan akan berpartisipasi dan apa produk atau jasa yang akan dipecahkan)
Hal ini berarti bahwa tanpa keterlibatan pimpinan secara aktif tidak mungkin tercapai Manajemen Mutu Terpadu (MMT).
Deming berpendapat bahwa mutu, berarti pemecahan suatu masalah untuk mencapai penyempurnaan secara terus menerus.
4. Prof Juran
Juran mendemonstrasikan tiga proses manajerial untuk mengelola suatu organisasi.
Quality planning, suatu proses yang mengidentifikasi pelanggan dan proses yang akan menyampaikan produk dan jasa dengan karakteristik yang tepat dan kemudian mentransfer pengetahuan ini ke seluruh kaki tangan perusahaan guna memuaskan pelanggan.
Quality control, suatu proses dimana produk benar-benar diperiksa dan dievaluasi, dibandingkan dengan kebutuhan-kebutuhan yang diinginkan para pelanggan. Persoalan yang telah diketahui kemudian dipecahkan, misalnya mesin-mesin rusak segera diperbaiki.
Quality improvement, suatu proses dimana mekanisme yang sudah mapan dipertahankan sehingga mutu dapat dicapai berkelanjutan. Hal ini meliputi alokasi sumber-sumber, menugaskan orang-orang untuk menyelesaikan proyek mutu, melatih para karyawan yang terlibat dalam proyek mutu dan pada umumnya menetapkan suatu struktur permanen untuk mengejar mutu dan mempertahankan apa yang telah dicapai sebelumnya.
Juran berpendapat bahwa mutu berarti kesesuaian dengan penggunaan.
Pendekatan Juran adalah orientasi pada pemenuhan harapan pelanggan.
5. K. Ishikawa
Ishikawa berpendapat bahwa mutu adalah kepuasan pelanggan. Dengan demikian setiap bagian dari proses dalam suatu organisasi memiliki pelanggan.
Kepuasan pelanggan internal akan menyebabkan kepuasan pelanggan secara organisasi.
Jelas para pakar tersebut sependapat bahwa konsep: “pentingnya perbaikan mutu secara terus menerus bagi setiap produk walaupun tehnik yang diajarkan berbeda-beda”.
America Society for Quality Control mengatakan:
Quality is the totality of features and characteristics of a product or service that bear on its ability to satisfy stated of implied needs (Kualitas adalah totalitas fitur dan karakteristik dari suatu produk atau jasa yang menuju pada kemampuannya untuk memenuhi kebutuhan lain yang tersirat).
(Kotler: 1994).
Definisi di atas berkonotasi kepada pelanggan. Produk bermutu kalau dapat memuaskan para pelanggan yang mengkonsumsi produk tersebut.
Manajemen Mutu Terpadu
Kita sependapat bahwa mutu tidak ditentukan oleh pekerja di bengkel atau oleh tehnisi pemberi jasa yang bekerja melayani pelanggan, akan tetapi mutu ditentukan oleh para manajer senior suatu organisasi yang berkat posisi yang dimilikinya bertanggung jawab kepada pelanggan, karyawan, pemasok dan pemegang saham untuk keberhasilan suatu usaha. Manajer senior ini mengalokasikan implementasi proses manajemen yang memungkinkan perusahaan memenuhi visi dan misi mereka. Dengan mengkombinasikan prinsip-prinsip tentang mutu oleh para ahli dengan pengalaman praktek telah dicapai pengembangan suatu model sederhana, akan tetapi sangat efektif untuk mengimplementasikan Manajemen Mutu Terpadu. Model tersebut terdiri dari komponen-komponen berikut :
Tujuan:
Perbaikan terus menerus, artinya mutu selalu diperbaiki dan disesuaikan dengan perubahan yang menyangkut kebutuhan dan keinginan para pelanggan.
Prinsip:
Fokus pada pelanggan, perbaikan proses dan keterlibatan total.
Elemen:
Kepemimpinan, pendidikan dan pelatihan, struktur pendukung, komunikasi, ganjaran dan pengakuan serta pengukuran.
Model di atas dibentuk berdasarkan tiga prinsip mutu terpadu yaitu :
Fokus kepada pelanggan, baik pelanggan internal maupun eksternal.
Fokus pada perbaikan proses kerja untuk memproduksi secara konsisten produk yang dapat diterima.
Fokus yang memanfaatkan bakat para karyawan.
Tiga Prinsip Mutu :
1. Fokus Pada Pelanggan
Mutu berdasarkan pada konsep bahwa setiap orang mempunyai pelanggan dan bahwa kebutuhan dan harapan pelanggan harus dipenuhi setiap saat kalau organisasi secara keseluruhan bermaksud memenuhi kebutuhan pelanggan eksternal (pembeli).
2. Perbaikan Proses
Konsep perbaikan terus menerus dibentuk berdasarkan pada urutan langkah-langkah kegiatan yang berkaitan dengan menghasilkan output seperti produk berupa barang dan jasa. Perbaikan secara terus menerus bagi setiap langkah dalam proses kerja sangat penting untuk mengurangi keragaman dari output dan memperbaiki keandalan. Tujuan pertama perbaikan secara terus menerus ialah proses yang handal, dalam arti bahwa dapat diproduksi sesuai keinginan setiap saat tanpa variasi yang diminimumkan. Apabila keragaman/variasi telah dibuat minimum dan hasilnya belum dapat diterima maka tujuan kedua perbaikan proses ialah merancang kembali proses tersebut untuk memproduksi output yang lebih dapat memenuhi kebutuhan pelanggan, agar pelanggan puas.
3. Keterlibatan Total
Pendekatan ini dimulai dengan kepemimpinan manajemen senior yang aktif dan mencakup usaha yang memanfaatkan bakat semua karyawan dalam suatu organisasi untuk mencapai suatu keunggulan kompetitif (competitive advantage) di pasar yang dimasuki. Karyawan pada semua tingkatan diberi wewenang/kuasa untuk memperbaiki output melalui kerjasama dalam struktur kerja baru yang luwes (fleksibel) untuk memecahkan persoalan, memperbaiki proses dan memuaskan pelanggan. Pemasok juga dilibatkan dan dari waktu ke waktu menjadi mitra melalui kerjasama dengan para karyawan yang telah diberi wewenang/kuasa yang dapat menguntungkan organisasi/perusahaan. Pada waktu yang sama keterlibatan pimpinan bekerjasama dengan karyawan yang telah diberi kuasa tersebut.
Elemen Pendukung Dalam TQM
1. Kepemimpinan
Manajer senior harus mengarahkan upaya pencapaian tujuan dengan memberikan, menggunakan alat dan bahan yang komunikatif, menggunakan data dan menggali siapa-siapa yang berhasil menerapkan konsep manajemen mutu terpadu. Ketika memutuskan untuk menggunakan MMT/TQM sebagai kunci proses manajemen, peranan manajer senior sebagai penasihat, guru dan pimpinan tidak bisa diremehkan.
Pimpinan Senior suatu organisasi harus sepenuhnya menghayati implikasi manajemen di dalam suatu ekonomi internasional di mana manajer yang paling berhasil, paling mampu dan paling hebat pendidikannya di dunia, harus diperebutkan melalui persaingan yang ketat. Kenyataan hidup yang berat ini akan menyadarkan manajer senior bahwa mereka harus mengembangkan secara partisipatif, baik misi dan visi mereka maupun proses manajemen, yang dapat mereka pergunakan untuk mencapai keduanya.
Pimpinan bisnis harus mengerti bahwa MMT adalah suatu proses yang terdiri dari tiga prinsip dan elemen-elemen pendukung yang harus mereka kelola agar mencapai perbaikan mutu yang berkesinambungan sebagai kunci keunggulan bersaing.
2. Pendidikan dan Pelatihan
Mutu didasarkan pada ketrampilan setiap karyawan yang pengertiannya tentang apa yang dibutuhkan oleh pelanggan ini mencakup mendidik dan melatih semua karyawan, memberikan baik informasi yang mereka butuhkan untuk menjamin perbaikan mutu dan memecahkan persoalan. Pelatihan inti ini memastikan bahwa satu bahasa dan satu set alat yang sama akan diperbaiki di seluruh perusahaan. Pelatihan tambahan pada bench marking, statistik dan teknik lainnya juga dipergunakan dalam rangka mencapai kepuasan pelanggan yang paripurna.
3. Struktur Pendukung
Manajer senior mungkin memerlukan dukungan untuk melakukan perubahan yang dianggap perlu guna melaksanakan strategi pencapaian mutu. Dukungan semacam ini mungkin diperoleh dari luar melalui konsultan, akan tetapi lebih baik kalau diperoleh dari dalam organisasi itu sendiri. Suatu staf pendukung yang kecil dapat membantu tim manajemen senior untuk mengartikan konsep mengenai mutu, membantu melalui “network” dengan manajer mutu di bagian lain dalam organisasi dan membantu sebagai narasumber mengenai topik-topik yang berhubungan dengan mutu bagi tim manajer senior.
4. Komunikasi
Komunikasi dalam suatu lingkungan mutu mungkin perlu ditempuh dengan cara berbeda-beda agar dapat berkomunimasi kepada seluruh karyawan mengenai suatu komitmen yang sungguh-sungguh untuk melakukan perubahan dalam usaha peningkatan mutu. Secara ideal manajer harus bertemu pribadi dengan para karyawan untuk menyampaikan informasi, memberikan pengarahan, dan menjawab pertanyaan dari setiap karyawan.
5. Ganjaran dan Pengakuan
Individu yang berhasil menerapkan proses mutu harus diakui dan mungkin diberi ganjaran, sehingga karyawan lainnya sebagai anggota organisasi akan mengetahui apa yang diharapkan. Gagal mengenali seseorang mencapai sukses dengan menggunakan proses menejemen mutu terpadu akan memberikan kesan bahwa ini bukan arah menuju pekerjaan yang sukses, dan memungkinkan promosi atau sukses individu secara menyeluruh. Jadi pada dasarnya karyawan yang berhasil mencapai mutu tertentu harus diakui dan diberi ganjaran agar dapat menjadi panutan/contoh bagi karyawan lainnya.
6. Pengukuran
Penggunaan data hasil pengukuran menjadi sangat penting di dalam menetapkan proses manajemen mutu. Jelaskan bahwa, pendapat harus diganti dengan data dan setiap orang harus diberitahu bahwa yang penting bukan yang dipikirkan akan tetapi yang diketahuinya berdasarkan data.
Di dalam menentukan penggunaan data, kepuasan pelanggan eksternal harus diukur untuk menentukan seberapa jauh pengetahuan pelanggan bahwa kebutuhan mereka benar-benar dipenuhi.
Pengumpulan data pelanggan memberikan suatu tujuan dan penilaian kinerja yang realistis serta sangat berguna di dalam memotivasi setiap orang/karyawan untuk mengetahui persoalan yang sebenarnya.
Di samping keenam elemen pendukung di atas, maka ada unsur yang tidak bisa diabaikan yaitu gaya kepemimpinan dalam organisasi/perusahaan bersangkutan. Suatu cara/gaya bagaimana seorang manajer sebagai seorang pimpinan melakukan sesuatu sangat berpengaruh pada pelaksanaan tugas yang dilakukan oleh bawahan/karyawan.
13 hal yang perlu dimiliki oleh seorang PIMPINAN dalam manajemen mutu terpadu yaitu :
- Dalam memutuskan sesuatu harus berdasarkan pada fakta dan data, bukan
hanya pendapat saja.
- Merupakan pelatih, dan fasilitator bagi setiap individu/bawahan
- Harus secara aktif terlibat dalam pemecahan masalah yang dihadapi oleh bawahan.
- Harus bisa membangun komitmen, yang menjamin bahwa setiap orang memahami misi, visi, nilai dan target perusahaan yang jelas.
- Dapat membangun dan memelihara kepercayaan
- Harus paham betul untuk mengucapkan terima kasih kepada bawahan yg berhasil/berjasa.
- Aktif mengadakan kaderisasi melalui pendidikan dan pelatihan yang terprogram
- Berorientasi selalu pada pelanggan internal/external.
- Pendai menilai situasi dan kemampuan orang lain secara tepat.
- Dapat menciptakan suasana kerja yang sangat menyenangkan.
- Mau mendengar dan menyadari kesalahan.
- Selalu berusaha memperbaiki system dan banyak berimprovisasi.
- Bersedia belajar kapan saja dan di mana saja
Bagaimana Penerapannya Di Indonesia
Berdasarkan data yang ada telah dibuktikan penerapan Manajemen Mutu Terpadu telah berhasil dengan baik di Jepang dengan dilaksanakan secara konsekuen, sehingga membuktikan produk Jepang telah menbanjiri pasar, terutama di Amerika Serikat untuk produk mobil dan elektronik, walaupun cikal bakal manajemen mutu berasal dari negara Paman Sam tersebut. Sukses ekonomi luar biasa ini rupanya menyadarkan Amerika Serikat untuk menerapkan manajemen mutu terpadu. Hal ini kemudian diikuti oleh negara-negara di Eropa dan Timur Tengah dalam tingkat perintisan.
Mungkinkah TQM dapat diterapkan di Indonesia? Jawabnya mungkin saja dapat kalau dipenuhi syarat-syarat berikut :
- Setiap perusahaan/organisasi harus secara terus menerus melakukan perbaikan mutu produk dan pelayanan, sehingga dapat memuaskan para pelanggan.
- Memberikan kepuasan kepada pemilik, pemasok, karyawan dan para pemegang saham.
- Memiliki wawasan jauh kedepan dalam mencari laba dan memberikan kepuasan
- Fokus utama ditujukan pada proses, baru menyusul hasil.
- Menciptakan kondisi di mana para karyawan aktif berpartisipasi dalam menciptakan keunggulan mutu
· Ciptakan kepemimpinan yang berorientasi pada bawahan dan aktif memotivasi
karyawan bukan dengan cara otoriter, sehingga di peroleh suasan kondusif bagi lahirnya
ide-ide baru.
· Rela memberikan ganjaran, pengakuan bagi yang sukses dan mudah memberikan maaf
bagi yang belum berhasil/berbuat salah.
· Setiap keputusan harus berdasarkan pada data, baru berdasarkan pengalaman / pendapat.
· Setiap langkah kegiatan harus selalu terukur jelas, sehingga pengawasan lebih mudah.
· Program pendidikan dan pelatihan hendaknya menjadi urutan utama dalam upaya
peningkatan mutu.
III KESIMPULAN
Menghadapi era globalisasi sekarang ini, setiap perusahaan/organisasi harus mampu menghasilkan produk dengan mutu yang baik, harga lebih murah dan pelayanan yang lebih baik pula dibandingkan dengan pesaing-pesaingnya. Untuk mencapai tujuan tersebut, diperlukan perbaikan mutu semua aspek yang berkaitan dengan produk tersebut yaitu : bahan baku, karyawan yang terlatih, promosi yang efektif dan pelayanan memuaskan bagi pembeli, sehingga pembeli akan menjadi pelanggan yang setia. Mutu yang tercipta dengan kondisi seperti itulah yg disebut mutu terpadu secara menyeluruh (Total Quality).
Untuk keberhasilan pengembangan mutu di atas, diperlukan juga elemen pendukung seperti : kepemimpinan, pendidikan dan pelatihan, struktur pendukung, komunikasi, ganjaran dan pengakuan, serta pengukuran. Keberhasilan manajemen Jepang karena negeri ini secara konsekuen melaksanakan prinsip-prinsip mutu terpadu seperti di atas, yang kemudian di contoh oleh Amerika Serikat, Eropa dan negara-negara di Timur Tengah. Di Indonesia menerapkan Manajemen Mutu Terpadu akan berhasil kalau secara konsekuen pula mengikuti prinsip-prinsip dasar mutu terpadu, serta dilengkapi dengan karakteristik bumi Indonesia, seperti budaya, adat-istiadat dan lain sebagainya.
DAFTAR PUSTAKA
RUDI SUARDI
“ SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9000:2000”
PENERAPANNYA UNTUK MENCAPAI TQM.PPM 2003.
MUDAKIR ILYAS
“BULETIN PENGAWAS No.13 & 14 THN 1998
VINCENT GASPERSRZ D. Sc, (2001)
(ISO 9001:2000 AND CONTINUAL QUALITY IMPROVEMENT “
PT.GRAMEDIA PUSTAKA UTAMA JAKARTA).
No comments:
Post a Comment